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本文大概4772字讀完共需7分鐘又到年終總結季,回首2017,發現雖然工作又沒有達標,但自己和2016年相比有進步,在時間管理上有進步,沒以前那么忙得不可開交! “忙”字拆開就是“心亡“。大家都希望生活能夠更加平衡,別那么忙,但往往發現做不到。2017年,我花了些時間學習如何能讓自己變得更加高效,今天就和大家分享一下在時間管理方面的學習和實踐竅門。/ / 在職場,你和公司大老板相比,唯一100/%一樣的,就是你和她,每天都只有1440分鐘,一分鐘都不多不少。如果你想成為和她一樣優秀的人,那么你必須學習管理好自己的時間,提升自己工作的產出。想想你努力工作是為了掙錢和發展,你永遠不會把你的錢包敞開著,你永遠不會把你的銀行卡和密碼給陌生人。雖然時間是我們極其寶貴的資產,但是在日常生活中,我們常常讓他人和沒有預料到的事“偷走”我們的有效工作時間。做好時間管理,先從三個原則開始。3個原則1/ 接受現實:時間是永遠不夠的,事情是永遠做不完的,不要每天帶著負罪感回家小時候學的有些道理,很誤導人,典型的就是“一日事一日畢”。長大之后發現很多事情都沒法一日畢,甚至一個月一年都沒法畢。我大學畢業第一份工作是外資咨詢公司,進去后聽說有這么個說法,外資投行和咨詢公司最喜歡招“highly unsecured high achiever”,說白了就是要招那些又聰明又勤奮、才稍微偷懶一點就擔心被老板發現、自己都會不好意思的好員工。每天活不干完不回家,這樣的好員工所有老板都喜歡。這些員工慢慢也變成了老板,很拼的小老板和大老板。投行、咨詢、律所、IT、服務性企業里面,這樣拼的員工和老板比比皆是。年輕時拼一拼可以,年紀上去了,身體有些扛不住了,但意識上沒改變,對自己要求依然和從前一樣,問題就來了:哪天提早回到家,心里還惦記著沒完成的工作,在家也心神不寧,不是上電腦,就是回微信,人依舊放松不下來。這種心態,對自己、對家人、對老板其實都不好。/ / 成功創業者經常說,“男人對自己要狠一點”,這話我非常認同,要想成就一件大家都想要的事,不付出努力是不行的。只不過,當我們真累了的時候,要學會對自己和伙伴說:“對不起,我今天真的累了,我需要休息和調整一下。”絕大多數情況下,我們人為地給自己增加了太多無形的壓力,離開了我們,地球的確照樣轉。陶淵明有句詩:“親戚或余悲 他人亦已歌”,說的就是這個道理。/ 2「要事優先」,找到對你最重要的事情,每天優先去完成/ / 我們沒法在有限時間里完成所有想完成的事,只有做取舍。因此,時間管理的核心便是要選擇那些對自己最重要的事,就是所謂的MIT(Most Important Task),優先去完成,即“要事優先”。在《高效能人士的七個習慣》中,史蒂芬·柯維提出了第四代時間理論:將事物以重要性和緊急程度劃分為一“重要且緊急”、二“重要但不緊急”、三“不重要且不緊急”、四“不重要但緊急”四個象限,用不同的策略處理不同象限的事物。/ / / 我們往往總是被Deadline推著走,被任務在屁股后追趕,消耗大量的精力做“救火隊員”,處理那些“重要且緊急”或“不重要但緊急”的事情,那些“重要但不緊急”的事情無意間就被無限期擱置。而“要事優先”原則就是提醒我們,要以第二類“重要但不緊急”的事情為工作重心,每天有計劃地安排時間優先完成他們。你選擇過什么樣的生活,統統會在“要事”的安排里體現。3一次只做一件事“要事優先”指導我們集中精力優先完成重要的事情,而第3個原則:一次只做一件事,則能幫助我們在執行過程中提高效率。2009年,明尼蘇達大學商學教授蘇菲·勒魯瓦(Sophie Leroy)在論文《為什么完成工作那么難?》(Why Is It So Hard to Do my Work?)提出了「注意力殘留」(Attention Residue)效應:當你從任務A轉移到任務B時,你的注意力仍然在思考原始任務,無法即時轉移,這種注意力的分散會降低對任務B的完成效率。Taka 在《精力管理》中也提出:盡量減少多任務的切換。一旦思路被中斷,需要至少15分鐘的時間再撿起來。/ / 因此,一次完成單一困難的任務,集中精力和注意力,大腦將調動一切關于這項任務的相關信息,保持思維的活躍與邏輯的清晰,從而使注意力殘留的負面影響降到最低,大大提高工作速度和效率。這個道理其實大家都明白,學生時代準備考試時,大家都會找個安靜的地方復習。到了職場,到了社交媒體無孔不入的現在,要保持這樣的習慣需要很強的自律性。你那個拼命工作的老板可能時間管理意識很差,他可能習慣了干不完就加班,他可能習慣了有事就隨時來找你:-)。你沒法改變他,但可以學習改變自己。當你下次抱怨工作總是做不完時,檢查一下自己,在工作中是否會時不時和同事聊幾句天,接幾個電話,回幾個微信……在我們的身上,好習慣與壞習慣并存,人生是一場好習慣與壞習慣的拉鋸戰,把高效能的習慣堅持下來就意味著踏上了時間管理的快車,習慣決定未來 (We are our habits)。執行方法/ / 了解了時間管理的三大原則,你是否都等不及想看看具體有哪些干貨能幫你早日成為大Boss!國內外專家們收集總結了若干實用的方法,他們都是被多位成功企業家、創業者實踐有效的經驗之談。Kevin Kruise在他的高效15法則中提到了一些方法,對我自己就很有啟發。我說幾個對我自己特別有用的。1不要任務清單,要日程表——不在日程表上的工作不去做/ / 很多人都有列任務清單的習慣,每天的工作都有一條長長的to-do-list。寫下這些清單時感覺很好,但當一天結束時,看著那長長的未完成的事項,我們難免身心俱疲。心理學上也有個與之對應的詞,叫做蔡格尼克記憶效性,即未完成的目標會讓人產生干擾式的、不受控制的想法。/ / 如何改變?用日程表替代任務清單來管理時間。所有需要完成的事項,把它放到你的日程表上,定好具體去完成的時間。如果你真的很需要打銷售電話,但又一直害怕被客戶拒絕,而遲遲不采取行動,那么就每天安排出一個“顧客電話”時間。如果你很在乎產品開發,那就每周安排一個“產品開發”的討論時間。再小的事情,都可以放在日程表上,比如對我來說,早上6:49分和7:07分有特別的重要性。6:49分,我如果在家,需要把孩子叫醒,安排他們吃早飯;7:07分,他們需要吃完早飯,拿起書包,去門口等7:12分到達的校車。如果一件事沒有進入你的日程表,要么它還不夠重要,要么你太忙了,實在擠不出時間,這些事情大概率就不做了。一句話,避免拖延,所有要做的事都安排到日程表上!2任何時候帶上一個筆記本/ / 如果你有一個想法但不馬上寫下來,這個想法第二天早上可能就會永遠消失。隨身帶一本筆記本,把所有覺得重要的事情都寫下來。據說有一次,維珍航空的創始人理查德布蘭森實在沒有辦法,把自己的想法寫在了護照上。很多人參加會議喜歡用電腦記筆記,因為這樣歸檔的確更方便,但研究證明,手記筆記需要聽力、認知過程和回憶等一系列技能的共同參與,給自己留下更深刻的印象。而且在記錄過程中人在不斷總結思考,更加容易觸發新的想法。用筆記本電腦記筆記的人往往只能機械化地將聽到的詞記下來,而沒有經過自己的處理。在會議當中適當地做一些筆記,既展示了對對方的尊重,又人為減少了大腦記憶的壓力,同時因為自己做了總結,如何后續跟進會更加高效。3“改變清晨,改變人生”-神圣60分鐘/ / 這是我覺得對我啟發最大的一項!絕大多數人都是在完全醒來后兩小時內效率最高,行動意識也最強烈。如果可能,選擇早起,不看郵件也不看微信,這段時間完全屬于你自己,不被其他人干擾。這段時間可以用來處理最需要深入思考的工作,可以是自我修煉(閱讀、冥想),可以是鍛煉身體。我多年一直保持早起的習慣,但之前早起后常常覺得很困,雖然起來了,但感覺沒醒過來。現在明白了,缺水!人經過一夜的睡眠,身體很缺水,需要及時補充。現在,我每天起床后,喝兩大杯熱開水,做5-10分鐘器械或者放松運動,之后就會進入比較清醒的狀態。一旦到了公司,就很難保證有大塊的時間屬于自己,所以我把每天起床后的時間安排給個人發展。“神圣60分鐘”-讓自己盡可能做到每天能有60分鐘專注地學習和思考,盡量不允許這段時間被別的事情干擾。4管控電子郵箱和微信,使用4D原則/ / 電子郵箱和微信是兩大時間殺手,以為是不經意的碎片時間,不小心1-2小時就這樣過去了。我估計我以前每天可能打開微信有160次(16小時*10次/小時),太恐怖了!保持這種無時不在的存在感,讓人沒法專注工作,我們可以考慮以下這些方法:/ / 第一,每天只安排三次(早中晚)時間來集中處理郵件和微信,每次設定一個20分鐘的鬧鐘(這已經占用1個小時時間了!),嘗試在20分鐘內處理完郵件和微信消息。也許20分鐘是不夠的,但這幫助你提升緊迫感和信息處理效率。不用太擔心沒法及時回復的壓力,如果有急事,對方會打電話給你的。如果老板問你為什么不回微信,你說:“我在認真處理工作或者會議中”,相信老板不會怪你的!/ / 第二,馬上實行“4個D”原則。每當你打開郵件或微信的時候,必須對于看到的信息作出處理。如果點開后沒做任何處理,下次再點開時,你又要消耗時間再讀一遍,重新建立相關的思緒。處理的方法,可以遵循“4個D”原則,即辦理它(Do)、委派它(Delegate)、推遲它(Defer)或是刪除它(Delete)。5保證睡眠,學習保持一天持續旺盛的精力/ / 企業界很多成功人士,如Tesla和SpaceX的CEO Elon Musk、Facebook首席運營官謝麗爾·桑德伯格Sheryl Sandberg、維珍集團創始人理查德·布蘭森等,他們都能夠長期保持著旺盛的精力從事他們熱愛的事業。有些人天生精力充沛,每天能工作16個小時,這只能羨慕無法復制。對我們大多數人來說,保證每天8-10個小時持續旺盛的工作狀態是合理目標,我們還可以從飲食、睡眠、鍛煉、情緒四個方面幫助實行。長話短說:就是一日三餐不漏,保證睡眠,積極運動,保持積極包容心態!/ / / / / 關于睡眠的科學研究舉不勝舉,對于很多奧林匹克運動員來說,提高運動成績最好的手段就是睡眠,有時寧愿犧牲訓練時間也要保證睡眠,可見睡眠的重要性。不要犧牲睡眠,犧牲睡眠不會讓你發揮最佳水平,反而讓你生病。/ / 人類在生理上每90分鐘就會自然的由精力充沛、注意力集中的狀態轉變為疲勞狀態。每90分鐘,可以有意識地喝些水、散步或者吃一些健康的零食讓自己休息一下,進入到下一個工作周期里面。§§/ / 以下是其他被大量人實踐過并行之有效的方法,這里就不再一一展開,大家可以挑選對自己觸動最大的方法,進行嘗試。再有效的方法,都離不開開始 堅持 重復。克服拖延:很多情況下我們逃避任務是因為我們還沒有想成為自己想努力成為的人。去做你想成為的人,這樣的話只要你拖延著不去完成自己的任務,你就會感覺很糟糕,不舒服。縮短會議:喬布斯喜歡站著或者散步開會,讓人合作更融洽;10分鐘會議;禁止用手機,安排“無會議工作日”,讓所有員工能夠全身心投入到處理最重要的任務。學會說現在不行:電子郵件、社交媒體、以及短信不僅增加了我們需要處理的信息量,也使其他人更容易向我們提出要求,要求見面,吃飯,喝咖啡。每一個“yes”意味著要對另外一件事說“No”。這當中的平衡,需要仔細把握。“二八原則”;80/%的成果源自僅僅20/%的行動。把最重要的事情做到極致,其他的差不多就可以,或者直接不做。發展自己的技能,讓自己在幾個目標領域出類拔萃,不要試圖掌握一切。要知道,你可以通過確定對你來說最重要的那20/%的目標和工作來減少工作量,減輕壓力,提升幸福感。凡事只做一次:如果做一件事只需要五分鐘,甚至五分鐘都不到,建議你立刻去做。只要做這件事不會干擾到已經安排好的工作。一般最好是立刻采取行動,不要等以后再回來處理。/ / 大家可能都聽說過 “一萬小時”理論,如果要成為任何領域的專家,可能需要在這個領域投入5-10年,積累1萬個小時的工作時間。你碌碌無為的今天,已經是昨天死去的人所奢望的明天。如果你還能夠高效用好文章中提到的1-2個方法,比如“神圣60分鐘”和“帶上筆記本”,不需要熬夜,一年就可以積累200-400個小時高質量的學習和成長時間,5年就是1-2千個小時,這意味著200個8小時的工作日。如果你能堅持做5年,你覺得離自己想要的生活還會遠嗎?/ / 祝大家新年快樂!祝福2018年,我們都能遇到更好的自己!
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